Per poter utilizzare qualsiasi pacchetto applicativo per la contabilità occorre prima di tutto definire i codici che devono essere utilizzati all'interno della procedura stessa. La parte più importante delle funzioni che riguardano l'archiviazione di questi codici si trova nel menù {Archivi}.
Ogni volta che dal menù si seleziona una voce che consente di intervenire all'interno di un «archivio» di qualche tipo, ovvero di un serbatoio di dati, prima di poter intervenire all'interno di questo archivio occorre specificare il tipo di operazione che si vuole svolgere. Le operazioni in questione sono individuate da alcune voci tipiche, in particolare:
{Caricamento} permette di inserire i dati;
{Variazione} permette di modificare cose già registrate (già inserite);
{Interrogazione} permette di visualizzare i dati sul video senza la facoltà di modificarli;
{Stampa} permette di stampare i dati;
{Fine lavoro} permette di concludere l'attività e di ritornare al menù precedente (tenendo conto che la stessa cosa si ottiene anche con il tasto [Esc]).
Per attuare questa selezione si viene messi di fronte a un sotto-menù simile a quello seguente:
A volte, le voci {Caricamento} e {Variazione} sono presentate assieme, a indicare che le due operazioni sono equivalenti. Quando {Caricamento} e {Variazione} coincidono, è facile modificare un dato che viene inserito in modo errato; al contrario, quando sono separate, se si sbaglia l'inserimento di qualcosa, occorre uscire e cambiare la modalità, da {Caricamento} a {Variazione}.
513.1 menù {Archivi}
A questo punto si può iniziare a inserire i dati che riguardano gli archivi statici, ossia quelli che contengono la codifica utilizzata in un'azienda determinata. Per fare questo è necessario aprire il menù {Archivi}.
513.2
{Archivi}, {Anagrafica azienda}
La prima cosa da fare, all'interno del menù {Archivi}, è la compilazione della scheda anagrafica dell'azienda. Per fare questo occorre selezionare la funzione {Anagrafica azienda}, dopo la quale si seleziona la voce {Caricamento}, per iniziare a inserivi dei dati.
La maschera dell'{Anagrafica azienda} permette di indicare i dati anagrafici dell'azienda su cui si lavora. I dati anagrafici devono corrispondere a quanto di seguito indicato, tenendo conto delle spiegazioni che vengono date successivamente.
| |
| RAGIONE SOCIALE..........: 4Z Martino Martini 2006/2007____________ |
| INDIRIZZO................: via S. Pelajo |
| CAP - CITTÀ - PROV.......: 31100 TREVISO TV |
| COD.FISCALE - P.IVA......: 80011540269 80011540269 |
+------------------------------------------------------------------------------|
| ATTIVITÀ ESERCITATA......: GESTIONE PRO-RATA.: n |
| UFFICIO IVA..............: TREVISO % DETRAIB.PRO-RATA: 0 |
| GR/CONT CLIENTI..........: 106 107 108 109 110 IVA MULTIATTIVITÀ.: n |
| GR/CONT FORNITORI........: 220 221 222 223 224 NUMERO ATTIVITÀ...: 0 |
| PERIODO LIQUIDAZIONE IVA.: 0 IVA REG. AGRICOLO.: n |
| NUMERO DECIMALI..........: 3 RAGGR.ARTICOLI....: N |
| GESTIONE CONAI...........: n SCORPORO FINE FAT.: n |
| MESE CHIUS.FISCALE: 12 |
| CODICE ISO........: IT |
| N.REGISTRI IVA UTILIZZATI |
| VENDITE......: 1 |
| ACQUISTI.....: 1 |
| SOSPENS. IVA.: 0 |
| CORRISP. SCOR: 0 |
| CORRISP. VENT: 0 |
+------------------------------------------------------------------------------|
| |
.-------------------- PROGRESSIVI IVA, INTRA, PLAFOND --------------------.
|- CREDITO IVA DI INIZIO ANNO AL 01 GENNAIO...............: 00,00 |
|- CREDITO IVA PERIODO PRECEDENTE.........................: 00,00 |
|- PROGRESSIVO VREDITO IVA DI INIZIO ANNO UTILIZZATO......: 00,00 |
|- PROGR.CREDITO IVA DA DICHIARAZIONE ANNUALE TRASFERITO..: 00,00 |
|- PROGR.SOMME COMPENSATE CON IVA AI SENSI DEL DLGS 241/77: 00,00 |
|- CREDITO IVA INFRANNUALE ART.38 BIS RICHIESTO A RIMBORSO: 00,00 |
|- CREDITO IVA INFRANNUALE ART.38 BIS UTILIZ.IN COMPENSAZ.: 00,00 |
|- IMPORTO IVA VERSATO ULTIMO PERIODO DELL'ANNO PRECEDENTE: 00,00 |
|- IMPORTO IVA PRESUNTO ULTIMO PERIODO PER CALCOLO ACCONTO: 00,00 |
|- IMPORTO ACQUISTI INTRACOMUNITARI PERIODO PRECEDENTE....: 00,00 |
|- IMPORTO ACQUISTI INTRACOMUNITARI ESERCIZIO PRECEDENTE..: 00,00 |
|- PLAFOND ACQUISTI IN ESEZIONE IVA.......................: 00,00 |
|- PROGRESSIVO INTERESSI PAGATI PER LIQUIDAZIONI TRIMESTR.: 00,00 |
`-------------------------------------------------------------------------'
| |
| RAGIONE SOCIALE..........: 4Z Martino Martini 2006/2007____________ |
| INDIRIZZO................: via S. Pelajo |
| CAP - CITTÀ - PROV.......: 31100 TREVISO TV |
| COD.FISCALE - P.IVA......: 80011540269 80011540269 |
+------------------------------------------------------------------------------|
| ATTIVITÀ ESERCITATA......: GESTIONE PRO-RATA.: n |
| UFFICIO IVA..............: TREVISO % DETRAIB.PRO-RATA: 0 |
| GR/CONT CLIENTI..........: 106 107 108 109 110 IVA MULTIATTIVITÀ.: n |
| GR/CONT FORNITORI........: 220 221 222 223 224 NUMERO ATTIVITÀ...: 0 |
| PERIODO LIQUIDAZIONE IVA.: 0 IVA REG. AGRICOLO.: n |
| NUMERO DECIMALI..........: 3 RAGGR.ARTICOLI....: N |
| GESTIONE CONAI...........: n SCORPORO FINE FAT.: n |
| MESE CHIUS.FISCALE: 12 |
| CODICE ISO........: IT |
| N.REGISTRI IVA UTILIZZATI |
| VENDITE......: 1 |
| ACQUISTI.....: 1 |
| SOSPENS. IVA.: 0 |
| CORRISP. SCOR: 0 |
| CORRISP. VENT: 0 |
+------------------------------------------------------------------------------|
| Digitare password per accedere ai Nr. registri IVA --> ___ |
| |
| CODICI IVA ART. 8, 8bis, 9 |
| |
| CODICE IVA 1...: 0 |
| CODICE IVA 2...: 0 |
| CODICE IVA 3...: 0 |
| CODICE IVA 4...: 0 |
| CODICE IVA 5...: 0 |
| |
| PARAMETRI PER VERSAMENTI IVA |
| |
| VERSAMENTO MINIMO................: 25.82 |
| PERCENTUALE MAGIOR. TRIMESTRALE..: 1.5 |
| |
|PARAMETRI PER OPER.INTRACOMUNITARIE SCELTA DELLA VALUTA DI CONTO |
| |
|TIPO RIEPILOGO PER CESSIONI..: VALUTA DI CONTO UTILIZZATA..: 1 Euro |
|VALORE STATISTICO SU CESSIONI: n (s/n) TASSO FISSO DI CONVERSIONE..: 1936.27 |
|TIPO RIEPILOGO PER ACQUISTI..: N.DECIMALI SU PREZZI LISTINO: 3 |
|VALORE STATISTICO SU ACQUISTI: n (s/n) DATA PASSAGGIO A VALUTA EURO: 01/01/80 |
| |
+------------------------------------------------------------------------------|
| CONFERMI (s/n) = s |
Il cursore si presenta inizialmente nel campo a fianco di {Ragione sociale}. Il campo in questione deve contenere normalmente il nome dell'azienda. Questo nome viene stampato su tutti i documenti che vengono emessi dalla procedura. Per poter riconoscere le stampe, al posto della ragione sociale si scriva: il cognome e nome dello studente, o i cognomi della coppia che dovesse lavorare assieme; la classe; l'anno scolastico.
Dopo aver inserito la ragione sociale dell'azienda nel modo appena visto, è possibile passare al campo successivo premendo il tasto [Invio]. Se il campo contiene già qualcosa e viene premuto [Invio] senza aver riscritto nulla, il contenuto del campo non viene alterato.
I campi {Gr/cont client} e {Gr/cont fornitori} sono importantissimi per la procedura. Come è possibile vedere in seguito, viene associato un codice numerico a ogni voce del piano dei conti dell'azienda. I conti dei clienti e dei fornitori sono gestiti in maniera particolare da questa procedura che qui vuole già sapere quali sono i loro codici. Quelli indicati nell'illustrazione della maschera sono coerenti con quanto si deve fare in seguito.
Gli altri campi devono essere compilati come si vede nell'esempio.
Il significato del loro contenuto appare, mano a mano che il cursore scorre su di essi, nella penultima riga dello schermo.
Scorrendo con il cursore lungo la maschera si giunge a un punto in cui la procedura chiede l'inserimento di una parola d'ordine, o password: «per accedere ai Nr. registri Iva». La parola d'ordine in questione protegge la parte della maschera (l'angolo inferiore destro) che consente di specificare quanti e quali registri IVA vengono gestiti.
La parola d'ordine viene chiesta anche in altre parti della procedura ed è sempre esa oppure ESA.
La protezione serve per evitare variazioni accidentali dei dati più delicati. Se non si conosce la parola d'ordine o non la si inserisce, vengono lasciate le indicazioni precedenti, o in mancanza quelle predefinite. Per saltare l'inserimento della parola d'ordine basta premere [Invio].
Quando si compila una maschera qualunque della procedura Spiga PC si passa al campo successivo premendo il tasto [Invio] oppure il tasto [freccia giù]. È possibile tornare al campo precedente premendo il tasto [freccia su]. È possibile modificare parzialmente il contenuto di un campo spostando il cursore con i tasti [freccia sinistra] e [freccia destra].
Al termine viene richiesta la conferma di quanto inserito o variato e per questo si deve premere s seguito da [Invio].
Le maschere successive permettono di definire alcuni tipi speciali di IVA che però non vengono utilizzati negli esempi e negli esercizi di questo manuale. Si devono lasciare i valori che appaiono già, attraversando la maschera semplicemente premendo [Invio] fino alla richiesta di conferma finale alla quale si deve rispondere con la solita s seguita da [Invio].
Verso la fine della compilazione di questo gruppo di maschere è importante selezionare la valuta Euro, indicando la data 01/01/1980 come momento di entrata in vigore del suo utilizzo, anche se ciò non è vero evidentemente.
Al termine torna il riquadro di ingresso, quello che consente di scegliere la modalità attraverso la quale agire nell'archivio, dal quale è sufficiente premere [Esc] per tornare al menù.
513.3
{Archivi}, {Gestione bolli}
Quando si gestiscono le vendite con una procedura di contabilità integrata quale è questa, si ha la necessità di automatizzare il calcolo delle spese di vendita inerenti la riscossione dei crediti. Si tratta dei bolli sulle ricevute bancarie (che non ci sono più) e sulle tratte. La funzione {Gestione bolli} del menù {Archivi} consente alla procedura di calcolarsi autonomamente i bolli su tali effetti. Appare il solito riquadro di ingresso dal quale si seleziona {Caricamento}.
Si procede compilando la maschera come si vede nell'esempio, tenendo conto che i punti delle migliaia vengono mostrati automaticamente nel momento in cui si passa al campo successivo.
------------------------- RICEVUTE BANCARIE -------------------
FINO A : 999999999999,00 BOLLO DI : 00,00
FINO A : 00,00 BOLLO DI : 00,00
FINO A : 00,00 BOLLO DI : 00,00
FINO A : 00,00 BOLLO DI : 00,00
FINO A : 00,00 BOLLO DI : 00,00
FINO A : 00,00 BOLLO DI : 00,00
FINO A : 00,00 BOLLO DI : 00,00
FINO A : 00,00 BOLLO DI : 00,00
FINO A : 00,00 BOLLO DI : 00,00
FINO A : 00,00 BOLLO DI : 00,00
-------------------------------- TRATTE ------------------------
PER MILLE BOLLO SU TRATTA= 12,00
ARROTONDAMENTO SU BOLLO = 00,05
MINIMO BOLLO SU TRATTA = 00,26
Dopo l'inserimento dei dati sopra indicati appare in fondo alla maschera la solita richiesta di conferma alla quale si deve rispondere con la lettera s seguita da [Invio] se i dati inseriti sono corretti.
Dopo detta conferma appare la maschera seguente che riguarda il bollo virtuale sulle RIBA.
Non si intende gestire qui la RIBA, quindi va lasciata in bianco tale maschera premendo ripetutamente [Invio] fino a fare apparire la solita richiesta di conferma alla quale si risponde ancora una volta con la lettera s seguita da [Invio].
Al termine, finita la compilazione di questa ultima maschera e una volta confermato l'inserimento, appare il solito riquadro dal quale si deve uscire per tornare al menù.
513.4
{Archivi}, {Piano dei conti}
Dal menù {Archivi} si deve selezionare {Piano dei conti} per poter inserire il piano dei conti dell'azienda. Come sempre, appare per primo il solito riquadro che chiede di specificare il tipo di accesso che si vuole fare all'archivio. Si deve selezionare la voce {Caricamento} per poter inserire i dati.
Il codice dei conti è strutturato in tre livelli definiti come:
gruppo, una cifra;
conto, due cifre;
sottoconto, tre cifre.
Prendendo per esempio il conto «Denaro e valori in cassa» che appare nella lista dei conti da inserire, si vede che il suo codice è 1.14.005. 1 è il gruppo: «ATTIVO»; 14 è il conto di mastro: «DISPONIBILITÀ LIQUIDE»; 005 è infine il sottoconto: «Denaro e valori in cassa». La frase «Denaro e valori in cassa» è la descrizione del sottoconto 1.14.005.
Per poter inserire un «sottoconto» è necessaria la presenza del «conto» relativo; per poter inserire un «conto» è necessaria la presenza del «gruppo» relativo.
I codici che identificano un gruppo si distinguono dagli altri perché iniziano con una cifra diversa da zero e sono seguiti da cinque zeri. Nel piano dei conti di seguito indicato appaiono nove voci di gruppo:
1.00.000 ATTIVO
2.00.000 PASSIVO
3.00.000 ALTRI CONTI PATRIMONIALI
4.00.000 CONTI D'ORDINE
5.00.000 VALORE DELLA PRODUZIONE
6.00.000 COSTI DELLA PRODUZIONE
7.00.000 PROVENTI E ONERI FINANZIARI
8.00.000 PROVENTI E ONERI STRAORD.
9.00.000 CONTI RIEPILOG. ECONOMICI
I codici che identificano un conto si distinguono dagli altri perché iniziano con una cifra diversa da zero (il gruppo), le due cifre successive sono nell'insieme diverse da zero, le ultime tre cifre sono tre zeri. Ecco alcuni esempi di voci che identificano un conto:
1.01.000 IMMOBILIZZ. IMMATERIALI
1.02.000 IMMOBILIZZ. MATERIALI
1.03.000 IMMOBILIZZ. FINANZIARIE
1.06.000 CLIENTI
Il fatto che si possano trovare un conto e un gruppo con lo stesso nome non deve trarre in inganno: è il codice che ne definisce il livello, non il nome.
I codici che identificano un sottoconto sono caratterizzati dal non avere tre zeri alla fine. Seguono alcuni esempi di voci di sottoconto. Si faccia particolare attenzione al sottoconto «Clienti»: non è un errore e quando si utilizza in contabilità occorre indicare il codice del sottoconto dei clienti e non il codice del conto.
1.01.001 Costi Impianto Ampliament
1.02.001 Terreni
1.06.001 Clienti
Per la massima compatibilità con qualunque tipo di stampante, non conviene inserire le vocali accentate; piuttosto è opportuno usare l'apostrofo dopo la vocale da accentare.
Sempre allo scopo di garantire la massima compatibilità con qualsiasi tipo di stampante, non conviene l'utilizzo di simboli speciali come \ (barra obliqua inversa), | (barra verticale), @ (chiocciola), # (cancelletto), [, ] (parentesi quadre), {, } (parentesi graffe) e ~ (tilde). In fase di stampa potrebbero apparire simboli diversi da quelli inseriti.
Il campo {Id. analisi} (identificatore analisi), serve per elaborazioni speciali quali la riclassificazione di bilancio. Non viene utilizzato e si inserisce sempre zero.
Il campo {Id. bilancio} (identificatore di bilancio), serve alla procedura per sapere dove collocare i conti di un certo gruppo nel bilancio. La richiesta viene effettuata solo in presenza di gruppi.
Quello che segue è il piano dei conti che deve essere inserito; ai fini dell'esercitazione è sufficiente l'inserimento dei codici evidenziati con un asterisco. Non è il caso di inserire tutto il piano dei conti in questo momento.
Si noti che la maschera per l'inserimento di questi codici consente di indicare separatamente le cifre del gruppo, del conto e del sottoconto, oppure di metterle tutte assieme nel campo del gruppo. Tuttavia, in tal caso non devono essere inseriti i punti di separazione. Per esempio, il sottoconto «Clienti» che equivale a 1.06.001 può essere inserito come 106001.
Se si inserisce erroneamente un codice di un gruppo, conto o sottoconto e ci si accorge di questo solo dopo la conferma, per cancellarlo occorre richiamare lo stesso codice e cancellare la sua descrizione.
Quando si vuole terminare o interrompere l'inserimento del piano dei conti è sufficiente posizionarsi sul campo {Gruppo} e premere il tasto [Esc].
I dati inseriti con la procedura Spiga PC vengono memorizzati automaticamente nel momento in cui si termina l'inserimento. Non è prevista la richiesta di salvare come in un programma per la scrittura o in un foglio elettronico. Tuttavia, le copie di sicurezza sono ugualmente importanti per premunirsi dagli incidenti.
Vengono presentati gli esempi dei primi tre codici da inserire:
Le aziende che si avvalgono dell'ausilio degli agenti, all'atto della vendita devono calcolare le provvigioni che spettano agli agenti stessi. Gli agenti possono occuparsi delle vendite a un certo gruppo di clienti (così ogni agente ha i suoi clienti di cui si prende cura), oppure possono essere specializzati nella vendita di alcuni prodotti per tutti i clienti dell'azienda. Nel primo caso ricevono una provvigione calcolata in base alle vendite ai clienti di loro competenza; nel secondo, ricevono una provvigione calcolata in base alle vendite dei prodotti di loro competenza, chiunque siano i clienti a cui sono riusciti a vendere. Perché la procedura possa effettuare tali calcoli è necessario inserire l'elenco degli agenti nell'archivio relativo.
Per raggiungere l'archivio degli agenti ci si deve prima spostare nel menù {Archivi}, da dove si deve poi selezionare la voce {Agenti}. Come al solito, quando dal menù {Archivi} si richiedono gli {Agenti} appare il solito riquadro con cui si stabilisce preventivamente il tipo di accesso che si vuole compiere, ma al contrario dei casi precedenti le voci {Caricamento} e {Variazione} sono separate. Questo significa che le due funzioni sono distinte e il modo con cui si effettua una variazione non è esattamente uguale al modo con cui si inseriscono (si caricano) i dati.
Selezionando la voce {Caricamento} appare la maschera seguente che consente di inserire (caricare) gli agenti.
Il cursore si presenta sul campo {Cod. agente} (codice agente). Il codice agente è un numero che serve a identificare l'agente, come se fosse un numero di matricola.
Il codice agente è l'unico elemento che non può essere variato; se si sbaglia occorre annullare l'agente e reinserirlo con il codice giusto.
Dopo il campo predetto si presentano una serie di campi utili per l'inserimento dei dati anagrafici dell'agente.
I campi {Imponibile} e {Importo provvigioni} vengono aggiornati dalla procedura servono a contenere rispettivamente: il totale delle vendite di competenza dell'agente in questione e il totale delle provvigioni maturate per le vendite riguardanti questo agente. Se l'agente è nuovo (e quindi non ha ancora maturato il diritto a ricevere delle provvigioni), questi campi devono contenere il valore zero.
Il campo {Test agente} serve a determinare se l'agente opera (1) in base ai clienti oppure (2) in base ai prodotti. Gli agenti da inserire in questo caso, ricevono le loro provvigioni in base alle vendite per cliente.
I campi {% provvigione scaglione n} permettono di specificare 10 scaglioni (livelli) di percentuali di provvigioni che possono essere gestiti liberamente da chi utilizza la procedura. Per semplicità si suppone che il primo scaglione corrisponda alla percentuale minima e via via crescendo fino all'ultimo, che così contiene la provvigione massima. Sempre per semplicità si suppone che tutti gli agenti abbiano la stessa serie di provvigioni associate ai vari scaglioni. È possibile vedere più avanti che quando vengono indicati gli agenti sono richiesti anche gli scaglioni di provvigioni da usare in quel momento.
Quello che segue è l'elenco degli agenti da inserire. Gli scaglioni di provvigione sono tutti uguali, esattamente come si vede nell'esempio riferito al primo degli agenti elencati: 0,5 %, 1 %, 2 %, 3 %, 4 %, 5 %, 6 %, 7 %, 8 % e 9 %. Tutti gli agenti sono associati ai clienti e non alle merci.
La procedura Spiga PC non accetta la virgola per indicare i numeri decimali; per questo va usato il punto (.). Per lo stesso motivo non si possono scrivere numeri con i punti delle migliaia perché questi verrebbero interpretati come virgole decimali.
Codice agente
Nominativo
Via
CAP
Città
Partita IVA
1
EVANGELISTI Guido
via Centrale 24
10100
TORINO
12312312312
2
MANCINI Enrico
via Enrico Enrichi 45
30100
VENEZIA
12341234123
3
ZANARDI Filippo
via K 24
00100
ROMA
15915915915
4
AMBROSETTI Vittorio
piazza Filippo Filippi 13
60100
ANCONA
75375375375
5
SCHILLACI Giuseppe
via Torta 34
80100
NAPOLI
01470147014
Segue l'esempio dell'agente Evangelisti. Si tenga presente che gli altri agenti richiesti si distinguono solo per la parte anagrafica.
Si noti che 0.5 e .5 sono la stessa cosa e rappresentano 0,5 %.
513.5.1
{Archivi}, {Agenti}, {Variazione}
Per effettuare una modifica (variazione dei dati) o un annullamento (cancellazione) di un agente si deve richiedere la funzione {Variazione}. Appare la maschera già usata per l'inserimento dei dati (caricamento) e bisogna indicare il codice dell'agente per il quale si vuole modificare qualcosa. L'esempio seguente riguarda una richiesta di variazione del primo agente.
Nella parte finale della maschera appare la domanda {Anulli (s/n)} e a fianco a essa è già presente la lettera n in maniera tale che se venisse premuto [Invio] inavvertitamente non si causerebbe alcun danno (n significa non annullare, ovvero, non cancellare). Se la variazione che si ha in mente non implica l'annullamento (l'eliminazione) dell'agente che è stato visualizzato, si deve rispondere n (no) seguito da [Invio].
Quindi, se si richiede di non annullare, appare la stessa maschera con una domanda diversa alla fine: {Confermi (s/n)} alla quale segue la lettera s che sta per sì (s significa che si conferma tutto quello che appare sul video, cioè che è giusto). Se si preme inavvertitamente [Invio] non viene compiuta alcuna variante sui dati dell'agente.
Per poter effettuare una variazione nei dati dell'agente bisogna scrivere n al posto di s (significa che i dati che appaiono sul video non sono esatti) e poi premere [Invio]. Appare la maschera seguente in cui il cursore si presenta a fianco del campo {Nominativo} allo scopo di poter permettere la variazione di quello, o dei dati successivi.
Al termine appare nuovamente la richiesta di conferma dei dati che appaiono sul video. Una volta confermato che i dati sono esatti è possibile richiedere il codice di un altro agente, oppure si può terminare la variazione premendo [Esc].
Questo procedimento per la variazione è sostanzialmente uguale per tutti gli archivi per i quali si distingue tra le funzioni di caricamento e variazione.
513.6
{Archivi}, {Condizioni di pagamento}
I pagamenti sono un elenco di modalità e tempi di pagamento per le fatture di vendita che permettono alla procedura di automatizzare il calcolo delle scadenze e in particolare l'emissione di effetti (tratte e ricevute bancarie).
Le modalità di pagamento delle fatture si possono distinguere in base al mezzo di pagamento: per contanti (denaro o assegno, subito), rimessa diretta (a scadenza senza effetti), ricevuta bancaria e tratta (si esclude il caso dell'emissione di un pagherò da parte del debitore).
Un'altra caratteristica è il numero di rate in cui è suddiviso il pagamento. Se non si specifica nulla si intende sempre almeno una rata. Se esiste più di una rata è importante specificare se la prima rata è uguale alle altre o se l'importo è diverso (per esempio perché comprende tutta l'IVA).
Il pagamento di una fattura deve avvenire (o iniziare) in un momento ben definito nel tempo. Questo momento si esprime in giorni che devono essere calcolati, a seconda dei casi, a partire dalla data della fattura o a partire da una data diversa. Eventualmente è possibile prorogare il pagamento fino alla fine del mese in cui si calcola la scadenza. A volte è necessario far sospendere i pagamenti in determinati periodi: di solito durante i mesi di luglio e agosto.
Quando il pagamento è rateale, la scadenza di cui sopra diventa la prima scadenza ed è inoltre necessario specificare quale deve essere la frequenza dei pagamenti successivi.
A seconda della modalità di pagamento, chi deve riscuotere può sostenere delle spese chiamate «spese di incasso». Queste spese di incasso dovrebbero essere addebitate al debitore a favore del quale si concede un tipo di pagamento invece di un altro.
Quando dal menù {Archivi} si richiedono le {Condizioni di pagamento} appare il solito riquadro di ingresso. Per inserire i dati dei pagamenti occorre selezionare la voce {Caricamento}; appare la maschera seguente:
Per quanto riguarda il campo {Codice pagamento} vale quanto già spiegato in precedenza, per cui non è possibile modificare un codice dopo averlo inserito; eventualmente si può annullare successivamente. Inoltre, ogni modalità di pagamento deve essere associata a un numero di codice.
Il campo {Descrizione} deve contenere la descrizione leggibile della modalità di pagamento abbinata al codice; questa viene poi stampata sulle fatture e sugli effetti che potrebbero essere emessi, pertanto deve essere comprensibile anche a persone estranee all'azienda che stampa tali documenti. Gli altri campi sono già stati descritti indirettamente nella premessa precedente.
Il campo {Tipo pagamento}, può assumere il valore 1 per i pagamenti con tratta, 2 per i pagamenti con ricevuta bancaria, 3 con rimessa diretta, 4 per contanti (subito).
Il campo {Numero rate}, contiene il numero di rate in cui viene suddiviso il pagamento; 1 serve per il pagamento in un'unica risoluzione.
In presenza di pagamenti per contanti, la procedura potrebbe saltare l'inserimento del numero di rate, perché si tratta implicitamente di una rata singola.
Il campo {Test 1a rata} serve a indicare alla procedura se la prima scadenza di un pagamento rateale sia di importo diverso da quanto dovuto nelle altre. Se l'importo dovuto alla scadenza della prima rata è uguale a quello delle altre rate, si ha una prima rata «normale»; se il pagamento deve avvenire in una sola rata, la prima rata può essere solo normale.
Il campo {Inizio scadenza} serve per indicare la prima scadenza espressa in numero di giorni.
Il campo {Periodicità} serve per indicare le scadenze successive (in caso di pagamento rateale) espresse in numero di giorni a partire dalla scadenza precedente.
Il campo {Tipo scadenza} identifica l'inizio da cui si calcolano le scadenze: 0 indica scadenze calcolate a partire dalla data della fattura; 1 a partire dalla fine del mese in cui viene emessa la fattura; 2 a partire da un'altra data.
I campi {1° mese escluso} e {2° mese escluso} permettono di escludere dalle scadenze due mesi. Di solito si tratta di luglio e agosto, oppure di agosto e dicembre. Si tenga presente che negli esempi non viene escluso alcun mese dai pagamenti.
Il campo {Spese incasso} permette di stabilire un importo fisso di spese associate a un particolare tipo di pagamento. A queste spese si riferisce la tabella delle «contropartite fatture ed effetti» che viene descritta più avanti.
Segue l'elenco dei pagamenti che devono essere inseriti. Nell'elenco appaiono soltanto i codici e le descrizioni; i dati che sono richiesti dalla procedura si possono determinare in base alla descrizione. Si può notare che non c'è nessun pagamento che preveda più di una rata. Per semplicità non vengono addebitate spese di incasso per alcuna modalità di pagamento. La sequenza dei codici non è continua di proposito.
Codice
Descrizione
Rate
Test 1a rata
Inizio scadenza
Tipo scadenza
1
Contanti a Consegna
1
0
0
2
Rimessa Diretta
1
0
0
0
3
Rimessa Diretta 30 gg. d.f.
1
0
30
0
4
Rimessa Diretta 60 gg. d.f.
1
0
60
0
7
Ricevuta Bancaria 30 gg. d.f.
1
0
30
0
8
Ricevuta Bancaria 60 gg. d.f.
1
0
60
0
11
Tratta 30 gg. d.f.
1
0
30
0
12
Tratta 60 gg. d.f.
1
0
60
0
Nessuno dei pagamenti sopra elencati deve essere effettuato in più di una rata, pertanto il campo {Periodicità} che riguarda le scadenze successive alla prima non viene mai compilato (resta sempre uguale a zero)
Segue l'esempio del pagamento con ricevuta bancaria a 60 giorni a partire dalla data della fattura.
Si tratta di un elenco di banche di appoggio. La banca d'appoggio è quella presso cui il cliente paga le fatture che gli vengono inviate.
La banca d'appoggio è un dato che riguarda esclusivamente i clienti e quindi le vendite.
Non si devono confondere le banche di appoggio con i conti del piano dei conti.
L'archivio delle banche di appoggio serve alla procedura per poter stampare i nomi di queste sulle fatture e sugli effetti.
Quando dal menù {Archivi} viene attivata la funzione {Banche} appare il solito riquadro di ingresso, dal quale si deve selezionare la voce {Caricamento}. Appare la maschera seguente:
Il campo {Codice banca} serve a indicare il numero di codice che identifica la banca. Il campo {Descrizione} deve contenere il nome della banca.
I campi {Codice ABI} e {Codice CAB} non vengono utilizzati pertanto possono essere lasciati così come si presentano in modo predefinito (una serie di zeri).
Il campo {S/conto banca} (sottoconto banca) fa riferimento al sottoconto del piano dei conti che utilizza l'azienda (noi) come Banca c/c. Nella simulazione che viene usata in queste esercitazioni, si chiama «Banca ITCS» e il suo codice è 1.14.001. Il codice va inserito senza i punti di separazione e quindi è 114001.
Segue l'elenco di banche da inserire. I dati che non sono indicati nella tabella seguente, cioè {Conto ordinante} e {Rif. del mittente}, non devono essere inseriti.
Codice
Descrizione
Codice ABI
Codice CAB
Sottoconto banca
1
Banco Ambrosiano Veneto
00000
00000
2
Credito Italiano
00000
00000
3
Banca Nazionale del Lavoro
00000
00000
4
Banca Commerciale
00000
00000
5
Banco di Napoli
00000
00000
6
Monte dei Paschi di Siena
00000
00000
7
Banca ITCS
00000
00000
Banca ITCS
10
Cassamarca
00000
00000
Come esempio vengono presentati i dati della banca 7.
L'archivio delle spedizioni è un elenco di informazioni che riguardano la spedizione delle merci. Questi dati vengono utilizzati per la compilazione dei documenti di accompagnamento delle merci, cioè i documenti di trasporto e le fatture accompagnatorie.
Il campo {Test spedizione} serve per classificare l'indicazione che viene data:
0 - significa che si tratta della descrizione di un tipo di spedizione;
1 - significa che si tratta dell'indicazione di uno spedizioniere;
2 - significa che si tratta dell'indicazione del porto;
3 - significa che si tratta dell'indicazione dell'aspetto esteriore dei beni.
Il campo {Modo trasporto} serve a indicare un codice per determinare con quale mezzo deve viaggiare la merce. Per le esercitazioni non si compila questo campo e si lascia semplicemente il valore zero.
Quello che segue è l'elenco di spedizioni e spedizionieri da inserire.
Si tratta di un elenco di tipi di IVA che vengono utilizzati nella contabilità. In una contabilità, la gestione dell'IVA è un problema delicato e va quindi curato con attenzione.
L'archivio delle voci IVA è necessario per la gestione automatica dei registri IVA.
Segue la maschera per l'inserimento dei codici IVA ({Caricamento}).
Il campo {Codice voce IVA} serve per l'inserimento dei numeri di codice delle voci IVA. Il codice non deve coincidere necessariamente con la percentuale dell'IVA. La descrizione serve a chi legge i documenti della procedura e deve esprimere le caratteristiche del tipo particolare di IVA a cui fa riferimento.
Il campo {% IVA} è la percentuale dell'IVA senza l'aggiunta del simbolo %. Il campo {% indeducibilità} deve contenere la percentuale dell'IVA che non può essere detratta. È il caso dell'acquisto di automezzi per un'azienda che non ne fa commercio. In presenza di un tipo di IVA normale, questo campo contiene il valore zero.
Il campo {Tipo voce IVA} serve alla procedura per collocare la voce IVA in maniera corretta. I valori possibili sono indicati sulla destra del campo. Il campo {Acquisti intra} non viene utilizzato per il momento.
Segue l'elenco dei codici IVA da inserire. Ai fini dell'esercitazione è sufficiente siano inseriti quelli evidenziati con un asterisco.
Codice
Descrizione
% IVA
% indeducibilità
Tipo voce IVA
Acquisti intra
1
Aliq. 4%
4
0
0
n
2
Aliq. 10%
10
0
0
n
*4
Aliq. 20%
20
0
0
n
*9
Al. 20% Indetr.
20
100
0
n
11
Non Imp art.8
0
0
7
n
12
Non Imp art.8bis
0
0
7
n
14
Non Imp art.9
0
0
3
n
*16
Esente art.10
0
0
4
n
18
Esclusa art.2
0
0
5
n
20
Esclusa art.3
0
0
5
n
22
Esclusa art.4
0
0
5
n
24
Esclusa art.5
0
0
5
n
*26
Esclusa art.15
0
0
5
n
Seguono gli esempi per l'inserimento di alcuni codici dell'elenco riportato sopra.
L'archivio dei clienti è un elenco dei clienti a cui si vende. L'elenco dei clienti è un dato indispensabile per una procedura di contabilità al fine di ottenere la stampa del registro IVA delle vendite. Oltre ai dati personali o dell'azienda, vengono annotate le modalità normali di vendita per ogni cliente, l'agente, lo sconto, ecc. Seguono le maschere per l'inserimento ({Caricamento}) dei dati di ogni cliente.
| Pag. 1/3 |
| DATI ANAGRAFICI |
| CODICE CLIENTE..: __________ (Esc/0 = Fine ? = Ricerca codice libero) |
| RAGIONE SOCIALE.: |
| PERSONA FISICA..: (s/n) SESSO..........: (M/F) |
| COGNOME-NOME....: |
| INDIRIZZO.......: |
| CAP-CITTÀ-PV....: |
| TELEFONO-FAX....: |
| CODICE ZONA.....: |
| AREA NAZIONE....: CODICE ISO.....: |
| PARTITA IVA.....: P.I.VERIFICATA.: (s/n) |
| CODICE FISCALE..: ADD. CAUZIONI..: (s/n) |
| PERSONA DA CONT.: |
| DATA NASC/COST..: DATI PERSONALI.: (s/n) |
| LUOGO NASC/COST.: |
| PROV. NASC/COST.: |
| ................: |
| ................: |
| |
| |
|------------------------------------------------------------------------------|
| |
Come sempre all'inizio, il cursore si presenta nel campo del codice, {Codice cliente}. Si tratta di un numero di codice associato a ogni cliente, per cui valgono le regole già viste per gli agenti, i pagamenti, le banche, ecc.
Subito dopo appaiono i campi per l'inserimento dei dati anagrafici. In particolare si noti che a fianco della voce {CAP-città-pv} ci sono tre campi uno di seguito all'altro: il CAP, il nome della città, la sigla della provincia.
Dopo i dati anagrafici appaiono una serie di informazioni inerenti le normali condizioni di vendita. Si tratta delle condizioni di vendita che vengono utilizzate dalla procedura in modo predefinito. Il campo {Codice IVA} permette di specificare se il cliente ha diritto a un'esenzione dell'IVA (di solito i clienti esteri). Il codice d'esenzione, nel caso sia necessario, va ricercato nell'archivio delle voci IVA; diversamente si inserisce zero. Il campo {Codice banca} identifica la banca di appoggio del cliente. Si riferisce all'archivio delle banche d'appoggio. Il campo {Codice pagamento} si riferisce all'archivio dei pagamenti. Il campo {Codice spedizione} si riferisce all'archivio delle spedizioni, per ciò che riguarda le modalità di spedizione, mentre il campo {Codice vettore} si riferisce allo spedizioniere. Il campo {Codice agente} permette di specificare l'agente che cura le vendite con questo cliente. L'agente in questione, annotato nell'archivio degli agenti, deve avere il campo {Test agente} uguale a 1 (in modo da calcolare le provvigioni in base alle vendite per cliente), diversamente, tale indicazione sarebbe senza senso. Questi campi possono essere ignorati inserendo zero all'interno di essi, ma ciò costringerebbe poi a un maggiore lavoro in fase di emissione delle fatture.
A fianco della voce {Sconti} esistono due campi per l'inserimento di altrettanti sconti in cascata (per esempio: 5+5 %). Le percentuali di sconto vanno inserite senza il simbolo di percentuale. Se non viene inserito il primo sconto, lo sconto successivo viene saltato automaticamente. Quindi, volendo inserire per esempio lo sconto 5+5 % (che in realtà è un 9,75 %, solo che è calcolato in due fasi), si deve inserire il numero 5, quindi si preme [Invio] e si inserisce ancora 5.
Il campo {Numero listino} consente di specificare quale deve essere il listino prezzi applicato a questo cliente. In seguito, in fase di inserimento dei codici in magazzino, è possibile vedere che a ogni articolo possono essere associati quattro prezzi di vendita diversi. Per semplicità è stato deciso di associare alla categoria 1 il prezzo minimo e, mano a mano, arrivare alla categoria 4 con il prezzo più alto.
Il campo {Gruppo conto} richiede maggiore attenzione: durante l'inserimento della tabella dell'anagrafica azienda sono stati specificati i codici del gruppo e conto sia dei clienti che dei fornitori. Sia per i clienti che per i fornitori è possibile annotarne cinque diversi, per distinguere tra categorie diverse di clienti e fornitori (per esempio: clienti nazionali, clienti esteri, ecc.). Potendo esistere più di un codice di gruppo e conto, la procedura vuole sapere qual è quello di ogni singolo cliente. Nella penultima riga del video appare l'elenco dei codici disponibili.
Il campo {Test allegato} si riferisce alla possibilità o meno che il cliente debba figurare negli allegati di fine anno. Il campo {Tipo fatturazione} si riferisce al modo in cui il cliente desidera ricevere le fatture: si distingue tra fatture che riepilogano più documenti di trasporto (lettera r) e fatture singole per ogni documento di trasporto (lettera n).
Il campo {Scaglione provvigione} permette di specificare lo scaglione di provvigioni per l'agente. Se non c'è un agente si deve inserire la lettera n; in questo caso, zero è uno scaglione di provvigione come gli altri.
Il campo {Addebito bolli} permette di specificare se si vuole ottenere l'addebito automatico dei bolli degli effetti nelle fatture di vendita. Se necessario, la procedura calcola automaticamente l'importo dei bolli in base alle indicazioni contenute nella tabella {Scaglioni bolli}.
Il campo {Persona fisica} serve a specificare se il cliente è una persona fisica o meno Questa informazione serve per la stampa degli allegati.
Il campo {Codice zona} serve a indicare un numero libero non gestito dalla procedura. Serve solo come annotazione se si vogliono gestire delle mappe territoriali.
Nella fase di caricamento non è possibile inserire dei saldi nei campi {Periodo} e {Progressivi}. Per accedere a questi e ai successivi è necessario richiamare un cliente già inserito in variazione.
Segue l'elenco dei clienti da inserire, sviluppato in verticale. Al termine dell'elenco viene mostrato l'esempio di inserimento del primo.
Quando opportuno, si può sfruttare la funzione del tasto [F2] per ottenere l'elenco dei codici relativi. Inoltre, durante l'inserimento dei dati si osservi la penultima riga (in basso) del video: su questa appaiono spesso delle indicazioni utili per l'inserimento dei dati stessi.
Codice
10
20
30
Ragione sociale
ALBERONI & C.
BELLETTI UGO
SUPER BIT srl
Persona fisica
no
no
no
Cognome
Nome
Indirizzo
Piazza Tiritera, 28
Via Terraglio, 78
Via Barbablu, 78
Cap
50018
31100
47037
Città
SCANDICCI
TREVISO
RIMINI
Provincia
FI
TV
RN
Telefono
Fax
Codice zona
3
2
2
Area nazionale
I
I
I
Codice ISO
IT
IT
IT
Partita IVA
01720430485
02403210269
01620430403
P.I. verificata
sì
sì
sì
Codice fiscale
01720430485
02403210269
01620430403
Addizionale cauzioni
no
no
no
Persona da contattare
Dati personali
no
no
no
Data nascita o costituzione
0
Codice banca
Monte dei Paschi di Siena
Cassamarca
Banca Commerciale
Codice pagamento
Tratta 30 gg. d.f.
Contanti a Consegna
Tratta 30 gg. d.f.
Codice destinatario
Codice spedizione
Mezzo Vostro
Mezzo Vostro
Mezzo Vostro
Codice vettore
Codice porto
Aspetto esteriore dei beni
Codice agente
Mancini
Mancini
Valuta
0
0
0
Codice IVA
0
0
0
Numero autorizzazione
0
0
0
Data autorizzazione
Numero protocollo
Sconti
0
5 + 5
0
Numero Listino
1
1
1
Tipo Fatturazione
r
r
r
Scaglione Provvigioni
5
7
5
Addebito bolli
no
sì
sì
Tipo codice alternativo
Storico prezzi
n
n
n
Gruppo-conto
106
106
106
Test allegato IVA
sì
sì
sì
Allegato intra
no
no
no
Saldo
Fido
Segue l'esempio del cliente 10.
| Pag. 1/3 |
| DATI ANAGRAFICI |
| CODICE CLIENTE..: 10 (Esc/0 = Fine ? = Ricerca codice libero) |
| RAGIONE SOCIALE.: ALBERONI & C. |
| PERSONA FISICA..: n (s/n) SESSO..........: (M/F) |
| COGNOME-NOME....: |
| INDIRIZZO.......: Piazza Tiritera, 28 |
| CAP-CITTÀ-PV....: 50018 SCANDICCI FI |
| TELEFONO-FAX....: |
| CODICE ZONA.....: 3 |
| AREA NAZIONE....: I CODICE ISO.....: IT |
| PARTITA IVA.....: 01720430485 P.I.VERIFICATA.: s (s/n) |
| CODICE FISCALE..: 01720430485 ADD. CAUZIONI..: n (s/n) |
| PERSONA DA CONT.: |
| DATA NASC/COST..: DATI PERSONALI.: n (s/n) |
| LUOGO NASC/COST.: |
| PROV. NASC/COST.: |
| ................: |
| ................: |
| |
| |
|------------------------------------------------------------------------------|
| |
| CODICE CLIENTE 10 - ALBERONI & C. Pag. 2/3 |
| |
| DATI FATTURAZIONE |
| COD.BANCA.....: 6 Monte dei Paschi di Siena NUM.AUTORIZ...: |
| COD.PAGAMENTO.: 11 Tratta 30 gg. d.f. DATA AUTORIZ..: |
| COD.DESTINAT..: 0 NUM.PROTOCOLLO: |
| COD.SPEDIZ....: 2 A Mezzo Vostro SCONTI........: |
| COD.VETTORE...: 0 NUM.LISTINO...: 1 (1/4) |
| COD.PORTO.....: 0 TIPO FATTURAZ.: r (r/s) |
| ASPET.EST.BENI: 0 SCAGL.PROVV...: n (0-9/n) |
| COD.AGENTE....: 0 ADDEBITO BOLLI: n (s/n) |
| COD.VALUTA....: 0 TIPO COD.ALTER: |
| CODICE IVA....: 0 STORICO PREZZI: n (s/n) |
| -----------------------------------------------------------------------------|
| CAMPI LIBERI |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
+------------------------------------------------------------------------------|
| |
| CODICE CLIENTE Pag. 3/3 |
| |
| DATI CONTABILI .----------------------------------------------|
| GRUPPO CONTO.: 106 | DARE AVERE |
| TEST ALLEGATO: s (s/n) | PERIODO |
| ALLEG.INTRA..: n (s/n) | PROGRESSIVO |
| SALDO........: |----------------------------------------------|
| FIDO.........: 00,00| TOTALE |
|------------------------------------------------------------------------------|
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
|------------------------------------------------------------------------------|
| |
513.11
{Archivi}, {Fornitori}
L'archivio dei fornitori è un elenco di fornitori da cui si acquista la merce. L'esistenza di questo archivio è giustificata dagli stessi motivi indicati per l'archivio dei clienti. Segue la maschera per l'inserimento ({Caricamento}) dei dati dei fornitori.
| Pag. 1/3 |
| DATI ANAGRAFICI |
| CODICE FORNITORE: __________ (Esc/0 = Fine ? = Ricerca codice libero) |
| RAGIONE SOCIALE.: |
| PERSONA FISICA..: (s/n) SESSO..........: (M/F) |
| COGNOME-NOME....: |
| INDIRIZZO.......: |
| CAP-CITTÀ-PV....: |
| TELEFONO-FAX....: |
| CODICE ZONA.....: |
| AREA NAZIONE....: CODICE ISO.....: |
| PARTITA IVA.....: P.I.VERIFICATA.: (s/n) |
| CODICE FISCALE..: ADD. CAUZIONI..: (s/n) |
| PERSONA DA CONT.: |
| DATA NASC/COST..: DATI PERSONALI.: (s/n) |
| LUOGO NASC/COST.: |
| PROV. NASC/COST.: |
| TIPO FORNITORE..: |
| CAUSALE RITENUTE: |
| |
| |
|------------------------------------------------------------------------------|
| |
Il significato del contenuto dei campi della maschera e il suo funzionamento sono analoghi a quelli corrispondenti per i clienti. Il campo {Test allegato} si distingue perché si deve inserire la lettera i nel caso si tratti di un fornitore estero dal quale si effettuano importazioni.
Quello che segue è l'elenco dei Fornitori da inserire.
Codice
4
5
10
11
Ragione sociale
TUTTO HARDWARE
TAIWAN CLONE
ENEL
TELECOM
Persona fisica
no
no
no
no
Cognome
Nome
Via
Via Nacchere, 78
TAIWAN R.O.C.
Via S. Margherita, 15
Via Panciera, 5
CAP
20052
31100
31100
Città
MONZA
TAIPEI
TREVISO
TREVISO
Provincia
MI
TV
TV
Telefono
Fax
Codice zona
1
0
2
2
Area nazionale
I
X
I
I
Codice ISO
IT
IT
IT
Partita IVA
04732150158
01250490263
02850410388
P.I. verificata
sì
no
sì
sì
Codice fiscale
04732150158
01250490263
02850410388
Addizionale cauzioni
no
no
no
no
Persona da contattare
Dati personali
no
no
no
no
Data nascita o costituzione
Codice banca
0
0
0
0
Codice pagamento
Ricevuta bancaria 30 gg. d.f.
Rimessa diretta
Rimessa diretta 30 gg. d.f.
Rimessa diretta 30 gg. d.f.
Codice destinatario
Codice spedizione
0
0
0
0
Codice vettore
Codice porto
Aspetto esteriore dei beni
Codice agente
0
0
0
0
Valuta
0
0
0
0
Codice IVA
0
0
0
0
Numero autorizzazione
Data autorizzazione
Numero protocollo
Sconti
0
0
0
0
Num. listino
1
1
1
1
Tipo fatturazione
r
r
r
r
Scaglione provvigioni
n
n
n
n
Addebito bolli in fattura
no
no
no
no
Tipo codice alternativo
Storico prezzi
n
n
n
n
Gruppo conto
220
220
220
220
Test allegato
sì
import
sì
si
Allegati intra.
no
no
no
no
Saldo
0
0
0
0
Fido
0
0
0
0
Segue l'esempio del fornitore 4.
| Pag. 1/3 |
| DATI ANAGRAFICI |
| CODICE FORNITORE: 4 (Esc/0 = Fine ? = Ricerca codice libero) |
| RAGIONE SOCIALE.: TUTTO HARDWARE |
| PERSONA FISICA..: n (s/n) SESSO..........: (M/F) |
| COGNOME-NOME....: |
| INDIRIZZO.......: Via Nacchere, 78 |
| CAP-CITTÀ-PV....: 20052 MONZA MI |
| TELEFONO-FAX....: |
| CODICE ZONA.....: 1 |
| AREA NAZIONE....: I CODICE ISO.....: IT |
| PARTITA IVA.....: 04732150158 P.I.VERIFICATA.: s (s/n) |
| CODICE FISCALE..: 04732150158 |
| PERSONA DA CONT.: |
| DATA NASC/COST..: DATI PERSONALI.: (s/n) |
| LUOGO NASC/COST.: |
| PROV. NASC/COST.: |
| TIPO FORNITORE..: |
| CAUSALE RITENUTE: |
| |
| |
|------------------------------------------------------------------------------|
| |
| CODICE FORNITORE Pag. 3/3 |
| |
| DATI CONTABILI .----------------------------------------------|
| GRUPPO CONTO.: 220 | |
| TEST ALLEGATO: s (s/n/i/c) | PERIODO |
| ALLEG.INTRA..: n (s/n) | PROGRESSIVO |
| SALDO........: |----------------------------------------------|
| FIDO.........: 00,00| TOTALE |
|------------------------------------------------------------------------------|
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
|------------------------------------------------------------------------------|
| |
513.12
{Archivi}, {Causali di contabilità}
Le scritture contabili devono essere accompagnate dalla loro descrizione che ha lo scopo di spiegare il motivo o il senso dell'operazione. Queste descrizioni definiscono così la «causa» (non il «caso»), ovvero il motivo dell'operazione. Quasi tutte le procedure di contabilità fanno riferimento a queste descrizioni usando la definizione di «causali di contabilità».
La procedura Spiga PC distingue le causali di contabilità in due categorie: quelle che riguardano operazioni da annotarsi solo sul giornale di contabilità e quelle che devono essere annotate anche nei registri IVA.
Nei registri IVA di acquisto vanno annotate tutte le fatture di acquisto e le note di accredito da fornitori che sono state ricevute (gli acquisti e le correzioni agli acquisti). Nei registri IVA di vendita vanno annotate tutte le fatture di vendita e le note di accredito inviate ai clienti (le vendite e le correzioni alle vendite).
Si ricordi che un'azienda può avere più di un registro IVA per gli acquisti e più di un registro IVA per le vendite.
Le causali di contabilità devono essere codificate in modo da poterle richiamare con il solo codice a loro associato.
Segue la maschera di inserimento (caricamento) delle causali di contabilità.
Il cursore lampeggia inizialmente nel campo {Codice causale}. Qui va inserito il numero di codice della causale. Il campo {Descrizione} deve contenere la descrizione dell'operazione.
Il campo {Test scadenza} consente di annotare una scadenza in associazione alla causale. Si tratta di qualcosa che non riguarda né la contabilità generale, né la gestione dei registri IVA. È una possibilità, data a chi usa questa procedura, di annotare qualcosa in una specie di agenda elettronica che funge da scadenzario.
{N. registro IVA}: se contiene zero indica che si tratta di una causale non collegata ai registri IVA; se contiene un altro numero indica che la causale implica un aggiornamento anche del registro IVA n-esimo. Se la causale influenza i registri IVA si deve specificare anche di quale tipo di registro si tratta nel campo {Tipo registro}. Inoltre si deve precisare in che modo la causale influenza quel determinato registro specificando il {Tipo causale}.
Un'operazione che influenzi i registri IVA implica sempre l'utilizzo di un sottoconto IVA (quale «IVA Ns/credito» e «IVA Ns/debito»).
Il campo {Serie numerazione} permette di indicare la serie a cui appartiene il documento che si intende contabilizzare con una causale determinata (le fatture e le note di accredito possono avere più serie di numerazione distinte da una lettera dell'alfabeto). In tutti gli esercizi che appaiono in questo documento non si fa uso delle serie di numerazione e quindi si lascia semplicemente il campo in bianco.
Le causali di tipo f, fattura e n, nota di accredito, implicano sempre la registrazione dell'IVA, sia sul giornale di contabilità che sul registro IVA corrispondente. La registrazione di una scrittura di questo tipo, come si può vedere più avanti, non viene fatta nel modo usuale che si apprende a scuola. Per questa ragione, quando viene inserita una causale di contabilità che in qualche modo è legata a un registro IVA, occorre indicare nel campo {Contropartita IVA} il codice del sottoconto IVA, proveniente dal piano dei conti, che deve essere utilizzato con la stessa. Come già per le banche di appoggio, il codice va inserito senza i punti di separazione. Oltre al codice, la procedura vuole sapere se il sottoconto viene movimentato in dare o in avere; per questo si utilizza il campo {Dare/avere}, dove si inserisce la lettera d o a.
Eventualmente, per qualunque causale, è possibile specificare dei codici di sottoconti da movimentare automaticamente in corrispondenza del loro utilizzo. Si tratta dei campi {Sottoconti movimentati}. Per esempio, nel caso di una causale per il ricevimento di una fattura, si può supporre che appaia sempre il sottoconto dei fornitori in avere. È comunque opportuno non compilare questi campi prima di avere dimestichezza con la contabilità generale.
Segue l'elenco delle causali di contabilità da inserire. Si devono inserire le causali evidenziate con un asterisco; le altre sono facoltative in questa fase dell'esercitazione.
Codice
Descrizione
Test scadenza
N. registro IVA
Tipo registro
Serie
Tipo causale
Allegati
Mov. intra
Contropartita IVA
dare avere
*1
N/ Fattura
no
1
vendite
fattura
sì
0
IVA ns. Debito
???
*2
N/ Nota Accredito
no
1
vendite
nota accredito
sì
0
IVA ns. Debito
???
*3
V/ Fattura
no
1
acquisti
fattura
sì
0
IVA ns. Credito
???
*4
V/ Nota Accredito
no
1
acquisti
nota accredito
sì
0
IVA ns. Credito
???
*5
Omaggi
no
0
0
*7
Versamento
no
0
0
*8
Prelevamento
no
0
0
*9
Pagamento
no
0
0
*12
Emissione Effetti
no
0
0
15
Presentaz. Effetti
no
0
0
19
Richiamo Effetti
no
0
0
21
Rinnovo Effetti
no
0
0
23
Bonifico
no
0
0
*24
Riscossione
no
0
0
25
Accredito
no
0
0
26
Addebito
no
0
0
27
Insoluto
no
0
0
28
Spese / Competenze
no
0
0
29
Corrispettivi
no
0
0
30
Ribassi Abbuoni
no
0
0
31
Sconto
no
0
0
32
Storno
no
0
0
33
Giroconto
no
0
0
34
Ratei
no
0
0
35
Risconti
no
0
0
36
Op. Integrazione
no
0
0
37
Op. Rettifica
no
0
0
38
Riparto Utili
no
0
0
39
Chiusura
no
0
0
*40
STORNO IVA INDETRAIB
no
0
0
41
Apertura
no
0
0
*44
Varie
no
0
0
45
Diversi
no
0
0
58
Pagam. Contributi
no
0
0
59
Liquidazione TFR
no
0
0
61
Liquidaz. Dipendenti
no
0
0
62
Pagam. Dipendenti
no
0
0
63
Liquid. Contributi
no
0
0
La causale 40 deve essere denominata «storno IVA indetraibile» perché la procedura Spiga PC usa automaticamente questa in alcuni casi.
Seguono alcuni esempi.
| .----------------------. |
| |SOTTOCONTI MOVIMENTATI| |
| COD. CAUSALE : 1 (0 = fine) | DARE | AVERE | |
| DESCRIZIONE...: N/ Fattura | | | |
| TEST SCADENZ..: n (a = attivo p = passivo) | | | |
| (d = diverso n = no ) | | | |
| | | | |
| N.REGISTRO IVA: 1 (0 = nessuno) | | | |
| TIPO REGISTRO.: v (v=vendite a=acquisti )| | | |
| (s=sospens. k=inc.iva diff)| | | |
| (c=corr.scor. p=pag.iva diff)| | | |
| (z=corr.vent. )| | | |
| SERIE NUMERAZ.: (parte alfabetica) `----------------------' |
| TIPO CAUSALE..: f (f=fattura n=nota accr. d=fattura esig. diff. )|
| (c=costo s=incasso sosp.iva e=nota accr. esig.diff.)|
| |
| |
| N.REG.CORRISP.: |
| FLAG ALLEGATI.: S (N = non aggiorna S = aggiorna) |
| MOVIM. INTRA..: 0 IND. RITENUTE.: ( P/D/invio ) |
| CONTROP.IVA...: 226001 DARE/AVERE....: a ( d/a ) |
|------------------------------------------------------------------------------|
| |
L'archivio {Contropartite fatture ed effetti} serve per informare la procedura Spiga PC di quali codici sono stati usati per taluni conti o causali che la stessa gestisce automaticamente. La tabella potrebbe essere stata già inserita; a ogni modo, essendo le funzioni {Caricamento} e {Variazione} fuse assieme, è possibile richiedere di inserire i dati in ogni caso. Se non sono stati inseriti in precedenza devono essere scritti, se ci sono già, appaiono mano a mano che si preme [Invio]. Se i dati sono già presenti, ma non concordano con quanto inserito in precedenza, potrebbero apparire delle segnalazioni di errore.
La tabella deve essere compilata copiandola dalla figura seguente.
I campi {C/par. n} permettono di definire quali sottoconti di ricavo vengono usati nelle vendite. Durante l'inserimento dei codici nel magazzino viene richiesto il {Codice di contropartita} che è appunto un numero che va da 0 a 9 e si riferisce a questi 10 campi della maschera. Nella simulazione che viene descritta si adoperano solo i primi due campi, ma in circostanze diverse potrebbero apparire anche altri sottoconti quali «semilavorati c/vendite», «sottoprodotti c/vendite», ecc.
La procedura si riferisce alle «contropartite di ricavo» anche con la sigla CR.
Il campo {C/par. cassa} permette alla procedura di sapere qual è il codice usato per il sottoconto della cassa. In questo modo la procedura può avvisare se si tenta di registrare una scrittura in contabilità che comporta un saldo di cassa negativo (teoricamente impossibile).
Il campo {C/par. ricavi accessori} permette alla procedura di effettuare automaticamente delle scritture di fatture di vendita in cui si addebitano le spese di trasporto. A questo proposito, la dicitura è un po' ingannevole.
Il campo {C/par. effetti} permette alla procedura di sapere qual è il codice del sottoconto delle «cambiali attive» per effettuare automaticamente la scrittura dell'emissione di questi documenti quando la procedura stessa li ha stampati.
Il campo {Causale incasso} è la causale di contabilità che la procedura utilizza automaticamente quando registra i pagamenti immediati delle fatture accompagnatorie.
Il campo {Causale fattura clienti} è la causale di contabilità che la procedura utilizza automaticamente per registrare le scritture di emissione delle fatture di vendita.
Il campo {Causale nota accredito clienti} è la causale di contabilità che la procedura utilizza automaticamente per registrare le scritture di emissione delle note di accredito inviate ai clienti.
Il campo {Causale emissione effetti} è la causale di contabilità che la procedura utilizza automaticamente quando registra le scritture di emissione delle cambiali attive dopo la loro stampa.
Il campo {Codice IVA esente art. 15} è il codice delle voci IVA che viene usato automaticamente per le operazioni di cui all' art. 15 del D.P.R 26 ottobre 1972, n. 633.
Il campo {Codice IVA spese di incasso} è il codice delle voci IVA che viene usato in corrispondenza delle scritture delle spese sostenute per l'incasso dei crediti.
Dopo aver inserito i codici come sopra riportato, oppure dopo aver semplicemente premuto [Invio] ripetutamente per confermare i codici che sono apparsi, si deve rispondere alla solita richiesta di conferma attraverso l'inserimento della lettera s seguito da [Invio].
Se gli archivi descritti in precedenza non fossero stati compilati (caricati) correttamente, potrebbero verificarsi degli errori. In tal caso è necessario:
annotare il codice che non si riesce a inserire o che ha una descrizione errata;
completare ugualmente la tabella senza il codice in questione;
inserire o modificare i dati nell'archivio del codice in questione;
reinserire i dati in questa tabella.
513.14
{Archivi}, {Depositi/magazzini}
Se si vuole gestire la contabilità di magazzino e poi la gestione delle vendite (cioè la fatturazione) è necessario introdurre l'anagrafica del magazzino ovvero la codifica degli articoli. Ma prima di questo occorre definire quali sono i depositi, i magazzini, all'interno dei quali sono conservati.
Se si intende utilizzare un solo deposito, è opportuno codificarlo con il codice 00, che corrisponde a quello predefinito.
Segue la maschera per il caricamento dei magazzini già compilata.
