Factura electrónica
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La factura electrónica es un tipo de fichero que recoge la información relativa a una transacción comercial y sus obligaciones de pago y de liquidación de impuestos.
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[editar] Introducción
La factura electrónica la envía el vendedor al comprador a través de un medio de comunicación para documentar la venta o la provisión del servicio. Está sometida a ciertos requisitos legales por las autoridades tributarias de cada país, de forma que no siempre es posible remitir electrónicamente las facturas, y, en ese caso, se envía la factura impresa, por correo o mensajería.
Los requisitos legales respecto al contenido, afectan tanto a las facturas electrónicas como a las de papel. Los requisitos legales respecto a la forma imponen determinado tratamiento en aras de garantizar la integridad y la autenticidad.
No existe una normativa internacional aplicable de forma general a la factura electrónica, aunque las Naciones Unidas, a través de UN/CEFACT han publicado recomendaciones tales como UNeDocs que definen plantillas para las facturas impresas y formatos EDI y XML para las modalidades electrónicas. En Europa, la facturación electrónica se regula en la Directiva 115/2001, que debía ser adoptada en cada país antes del 31 de diciembre de 2003.
La factura electrónica es un caso especial de factura. La factura es el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la provisión de un servicio, que afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y al obligado tributario receptor (el comprador). Tradicionalmente, es un documento en papel, cuyo original debe ser archivado por el receptor de la factura. Habitualmente el emisor de la factura conserva una copia o la matriz en la que se registra su emisión.
La factura electrónica fomenta que las instituciones dejen atrás las facturas en papel y las reemplacen por una versión electrónica de un documento tributario generado electrónicamente, que tiene la misma validez tributaria que la tradicional y registra las operaciones. Todo el ciclo de la facturación puede ser administrado en forma electrónica. En toda Factura se debe agregar también el impuesto al valor agregado (I.V.A.), en aquellos países en los que se usa esta forma de impuesto.
Entre los países que disponen de normativa de factura electrónica cabe citar los siguientes:
- Todos los europeos, en función de la adopción de la Directiva 2001/115. España, en función del Real decreto 1496/2003
- Argentina
- Chile
- México
[editar] ¿Cuáles son los beneficios?
Dependiendo del volumen de las empresas, el ahorro por concepto de administración de facturas (recepción, almacenaje, búsqueda, firma, devolución, pago, envío, etc.) puede fluctuar entre el 40% y el 80%. Entre los motivos que hacen esto posible este ahorro se encuentran:
- Oportunidad en la información, tanto en la recepción como en el envío.
- Ahorro en el gasto de papelería.
- Facilidad en los procesos de auditoría.
- Mayor seguridad en el resguardo de los documentos.
- Menor probabilidad de falsificación.
- Agilidad en la localización de información.
- Eliminación de espacios para almacenar documentos históricos.
- Procesos administrativos más rápidos y eficientes.
Por otro lado, una vez que las empresas empiecen a operar con esta tecnología, se verán incentivadas a digitalizar otros documentos, logrando eficiencia y ahorro en otras áreas de la empresa. El control tributario se incrementa con la factura electrónica, ya que permite un mayor control del cumplimiento tributario y simplificación de la fiscalización.
[editar] Iniciativas internacionales de normalización de la factura electrónica
A nivel internacional se están desarrollando notables esfuerzos de normalización como los siguientes:
- Acuerdos de los Talleres de Normalización del "eInvoicing Focus Group". CEN Worksops Agrrements
- International Trade and Business Processes Group (TBG) del United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business
- OASIS Universal Business Language (UBL) TC
[editar] Factura Electrónica en España
[editar] Normativa
En España, se aplica de forma general la Directiva 115/2001, si bien esta normativa está adoptada al ordenamiento nacional, principalmente en estas normas:
- Real Decreto 1496/2003 Reglamento de Facturación
- Real Decreto 87/2005 Modificaciones al Reglamento de Facturación
Las diputaciones con capacidad normativa propia (Alava, Guipuzcoa, Navarra y Vizcaya) han reproducido esta normativa añadiendo su traducción al idioma vasco.
[editar] Modalidades
La factura electrónica es la factura que cumple los mismos requisitos de la factura expedida en papel y que se expide de forma electrónica, siempre que se garantice su autenticidad y su integridad. Para garantizar la autenticidad e integridad existen 3 vías:
- La firma electrónica avanzada acompañada de un certificado cualificado y ejecutada mediante un dispositivo seguro de creación de firma.
- La remisión mediante un sistema EDI que aporte integridad y autenticidad.
- Otro sistema que a juicio del Departamento de Inspección Tributaria de la AEAT otorgue autenticidad e integridad, siempre que lo solicite el obligado tributario expedidor de la factura.
De forma general se está aplicando el uso de la firma electrónica (en la modalidad "cualificada" o "reconocida") como elemento característico de la factura electrónica.
[editar] Factura Electrónica en Chile
[editar] Normativa
- Resolución Exenta SII N°108 del 24 de Octubre del 2005
Establece Normas y Procedimientos de Operación Referente a la Emisión de LiLiquidaciones Facturas Electrónicas Fuente: Oficina de Factura Electrónica y Documentos de Venta
- Resolución Exenta SII N°107 del 20 de Octubre del 2005
Establece Normas y Procedimientos Respecto de la Emisión de Facturas de Compra Electrónicas Fuente: Oficina de Factura Electrónica y Documentos de Venta
- Resolución Exenta SII N°93 del 22 de Septiembre del 2005
Establece Normas Referentes a la Autorización para Emitir Facturas de Exportación Electrónicas, Notas de Crédito de Exportación Electrónicas y Notas de Débito de Exportación Electrónicas. Fuente: Oficina de Factura Electrónica y Documentos de Venta
- Resolución Exenta SII N°84 del 16 de Agosto del 2005
Modifica Res. Ex. N° 18, de 22.04.2003, Permitiendo la Emisión de Representaciones Impresas de Documentos Tributarios Electrónicos en un Tamaño Mínimo de un Tercio de Oficio. Fuente: Oficina de Factura Electrónica y Documentos de Venta
- Resolución Exenta SII N°81 del 01 de Agosto del 2005
Establece normas para autorizar a contribuyentes como Prestadores de Servicios Tributarios Electrónicos Fuente: Oficina de Factura Electrónica y Documentos de Venta
- Resolución Exenta SII N°76 del 25 de Julio del 2005
Autoriza la Emisión de Representaciones Impresas de Documentos Tributarios Electrónicos, por Medio de Tecnologías Alternativas de Impresión. Fuente: Oficina de Factura Electrónica y Documentos de Venta
- Resolución Exenta SII N°61 del 22 de Junio del 2005
Establece Nueva Alternativa de Operación y Emisión de Representaciones Impresas de Guías de Despacho Electrónicas Fuente: Oficina de Factura Electrónica y Documentos de Venta
- Resolución Exenta SII N°45 del 01 de Septiembre del 2003
Establece normas y procedimientos de operación respecto de los documentos Tributarios Electrónicos Fuente: Subdirección de Fiscalización
- Resolución Exenta N°18 del 22 de Abril del 2003
Establece que los contribuyentes que sean autorizados para emitir documentos tributarios electrónicos, deberán otorgarlos impresos en soporte papel a los receptores no electrónicos y a los receptores electrónicos en los casos que indica. Fuente: Subdirección de Fiscalización
- Resolución Exenta N°11 del 14 de Febrero del 2003
Establece Procedimiento para que Contribuyentes Autorizados para Emitir Documentos Electrónicos que Indica Pueda También Enviarlos por estos Medios a “Receptores Manuales”. Fuente: Subdirección de Fiscalización
[editar] Proveedores de Soluciones
- Acepta.com
- E-Certchile
- DBNeT
- Soluziona
- Desis
- Creattiva Internet
Además en el sitio web del Servicio de Impuestos Internos de Chile (SII) se publica una lista de todas las empresas que prestan servicios de e-Factura
[editar] Ejemplos de Facturas Electrónicas
[editar] Formatos
No existen requisitos formales respecto a la forma en que se debe proceder a la codificación de la factura, pero las modalidades más habituales son las siguientes:
- PDF. Cuando el destinatario es un particular, un profesional o una PYME cuyo único interés sea guardar electrónicamente la factura, pero no evitar volver a teclear los datos ya que con este formato no se facilita el ingreso de los datos de la factura en el ordenador de destino.
- XML. Cuando el envío es de ordenador a ordenador. Se requiere que el destinatario sea una empresa que tiene capacidad tecnológica para tratar de forma automatizada la información recibida. Los datos se ingresan en el ordenador de destino de forma automática. Con esta sintaxis se emplean las definiciones de factura de los siguientes grupos de trabajo: UBL, CCI y GS1.
- EDIFACT. Cuando el envío es de ordenador a ordenador y las empresas pertenecen a los sectores en los que se utiliza EDI: Gran Consumo (AECOM) y Automoción (Odette).
[editar] Formatos de la Firma Electrónica en la Factura Electrónica
Para cada formato existe una forma peculiar de codificar la firma electrónica:
- XML. El formato de firma electrónica se denomina XAdES y se rige por la especificación TS 101 903. De las diferentes modalidades previstas por la norma, la más recomendable es la ES-XL que incluye información sobre el tiempo en el que se llevó a cabo la firma electrónica e información sobre la validez del certificado electrónico cualificado que la acompaña.
- EDIFACT. La firma se lleva a cabo mediante las Cabeceras y Pies de Seguridad, aunque existe un mensaje EDI específico para ello, de ser necesario (AUTACK). La firma es un mensaje CMS (derivado de PKCS#7). En rigor, si la factura es EDIFACT, no es precisa la firma según una de las posibilidades que ofrecen el RD 1496/2003 y la Directiva 2001/115.
- PDF. El formato de firma de Adobe (derivado de PKCS#7) queda embebido dentro del formato PDF y permite asociar una imagen, por lo que es uno de los más adecuados para su visualización. La especificación del formato es la 1.6 y para la visualización se emplea Acrobat Reader v7 o Foxi PDF Reader. La apariencia de la firma es muy visual, ya que es posible asociar a la misma un gráfico como una firma escaneada o un sello de empresa.
[editar] Como combinar las facturas en papel y las electrónicas
Recientemente se ha publicado la norma sobre Digitalización Certificadaque permite convertir las facturas recibidas en papel a su equivalente electrónico, siempre que en la operativa de digitalización se emplee un proceso que garantice que el resultado de la digitalización es imagen fiel del documento original en papel, y que el dispositivo de digitalización (scanner) produce la imagen acompañada de una Firma Electrónica Cualificada (tal como se define en la Directiva 1999/93).
Además en esa normativa se indica que las facturas electrónicas se pueden transcribir a papel indicando en ellas una referencia que permita obtener la factura original en un sistema informático referenciado en un URL.
[editar] Proveedores de Soluciones
Algunas entidades financieras están desarrollando plataformas de facturación electrónica para sus clientes:
- Banc SabadellAtlantico
- Banesto
- Bankinter
- Caixa Galicia
- Caja Madrid
- CECA
- La Caixa
- Unicaja
[editar] Enlaces externos relacionados
[editar] Véase también
Factura PKI Firma_digital Autoridad_de_certificación Sellado_de_tiempo Clave_pública
