Software de gestión documental
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El término Software de gestión documental engloba a todas aquellas herramientas de software creadas para la gestión de grandes cantidades de información almacenadas en forma de documentos, sin una gran organización entre sus diferentes contenidos como la que pudiera aportar una base de datos. La combinación de este tipo de bibliotecas de documentos con índices almacenados en una base de datos permite el acceso rápido mediante diversos métodos a la información contenida en los documentos, que generalmente se encuentran comprimidos y que, además de texto, pueden contener cualquier otro tipo de documentos multimedia (imágenes, vídeos...).
La administración de documentos puede ser realizada desde la máquina local o de forma remota. Para la administración de documentos de forma remota se cuenta con aplicaciones de código abierto como el PHPfileNavigator mediante la cual podemos podemos gestionar la información contenida en un directorio y subdirectio a través de la web.
Software de Gestión Documental: Existe también una clasificación más precisa en la gestión documental, por ejemplo: El explorador de windows, el mismo sistema operativo es un software de gestión documental, sin embargo ellos no pueden denominarse como tal, ya que las funciones que realizan operan sobre la estructura física del sistema de archivos. La gestión documental tiene más bien que ver con: El acceso al recurso, capacidad de compartir la información, relación de la información y contexto. En síntesis sería como la capacidad de proveer una base operativa de colaboración.
Esto quiere decir que una aplicación de gestión documental está orientada a un contexto operacional que tenga relevancia para cualquier organización, por ejemplo la gestión documental es un elemento de un sistema CRM, ERP. o una visión mixta de ello.
