5S

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O Programa 5 Esses

Origens

O "Programa 5S" foi concebido por Kaoru Ishikawa em 1950, no Japão do pós-guerra, provavelmente inspirado na necessidade, que havia então, de colocar ordem na grande confusão a que ficou reduzido o país após sua derrota para as forças aliadas. O Programa demonstrou ser tão eficaz enquanto reorganizador das empresas e da própria economia japonesa que, até hoje, é considerado o principal instrumento de gestão da qualidade e produtividade utilizado naquele país.

Objetivos

O "Programa 5S" foi desenvolvido com o objetivo de transformar o ambiente das organizações e a atitude das pessoas, melhorando a qualidade de vida dos funcionários, diminuindo desperdícios, reduzindo custos e aumentando a produtividade das instituições.

O que é o Programa "5S"?

O Programa 5S e um pré-requisito para qualquer programa de Gestão da Qualidade Total. O 5S foca o ambiente de trabalho da organização, simplificando-o e reduzindo o desperdício, melhorando os aspectos de qualidade e segurança. Não há esperança de eficiência ou melhora de qualidade em um ambiente sujo e desorganizado onde impera a má administração do tempo e o desperdício. O Programa 5S é originário do Japão e refere-se na realidade a cinco letras iniciais de palavras Japonesas:

Seiri- DESCARTE: Separar o necessário do desnecessário.

Seiton- ARRUMAÇÃO: Colocar cada coisa em seu devido lugar.

Seisso- LIMPEZA: Limpar e cuidar do ambiente de trabalho.

Seiketsu- SAÚDE: Tornar saudável o ambiente de trabalho.

Shitsuke- DISCIPLINA: Rotinizar e padronizar a aplicação dos "S" anteriores.

O que são os 5S's?

Seiri Classificar, mantendo somente o necessário na área de trabalho, manter em um local distante itens com uso menos freqüente e descartar em definitivo itens desnecessários. O Seiri luta contra o hábito de manter objetos ao seu lado somente porque serão úteis algum dia. O Seiri ajuda a manter a área de trabalho arrumada, melhora a busca e eficiência no retorno de informações e geralmente amplia espaço no local de trabalho.

Seiton Sistemático para o mais eficiente retorno. Um bom exemplo do Seiton é um painel de ferramentas efetivar o Seiton significa, identificar locais, desenhar mapas de localização, indexar arquivos físicos e virtuais de forma que todos os funcionários tenham e conheçam a forma de acesso, ou seja, é necessário que todos tenham as ferramentas as mãos.

Seiton "Um lugar para tudo e tudo em seu devido lugar."

Seiso Limpar. Após o primeiro processo de limpeza quando implementado o 5S, a permanência da limpeza diária é necessária para manter o desenvolvimento do programa. A limpeza facilita a localização imediata de irregularidades no ambiente, fator o qual passaria sem ser notado antes da implantação. A limpeza regular é uma espécie de inspeção.

Seiketsu Padronizar. Está é a ordem. Manter a saúde funcional. Uma vez que os primeiros três S foram implantados, este é o momento da padronização, ou seja, manter as boas práticas de trabalho na área. Sem isto, a situação cairá em um processo de abandono e os velhos hábitos retornarão. É importante um processo simples de padronização para desenvolver a estrutura e dar suporte a ela. É importante permitir que os funcionários juntem-se ao desenvolvimento dos processos de padronização. É comum e providencial adotar neste momento atividades que aprimorem aspectos de saúde e qualidade de vida para o corpo de funcionários. Os três primeiros S são executados em ordem. O período de duração de cada um pode ser definido pela Equipe de coordenação do 5S. O Seiketsu ajuda a transformar o procedimento padrão em uma coisa natural.

Shitsuke Finalmente, manter vivos os 4 S. Isto é necessário para manter o corpo funcional em educação constante visando a manter os processos padronizados. Mostrar a melhora dos resultados a través de gráficos, promover e agregar novas idéias assegurará que o processo mantenha-se vivo, expandindo-se para outros pontos da empresa. O efeito da melhora contínua proporcionará menor desperdício, melhor qualidade e ganhos expressivos na administração do tempo.

Sugestões para os 5 S's

O princípio do 5S e gradual e necessariamente nesta ordem: 5S é para todos, ou seja, é impossível pensar no Programa 5S sendo aplicado pela equipe operacional sem que a equipe gerencial participe ou apóie. O 5S mostra a eficiência na condução do tempo, transformando a área física de trabalho e o comportamento de todos os níveis hierárquicos da empresa. Realmente nada disto parece novidade ou tão complicado, no entanto, tente aplicar os conceitos do 5S em sua vida pessoal (em sua casa). Serão encontradas dificuldades e principalmente relutância em mudar. Neste caso, chame a resistência para participar e opinar. Depois do sucesso, nunca deixe de manter o processo vivo.

Algumas dificuldades

A condição essencial para o sucesso do programa é o comprometimento da Gerência e não só dos funcionários. É importante pressionar para que comportamentos ruins, embora naturais, não arruínem as primeiras conquistas do Programa. Faça com que os críticos e menos interessados participem do programa.

Importância dos 5 S's

Se o 5S é uma coisa natural, por que devemos insistir em aprender a praticá-lo? Devemos ensinar o tão natural Programa 5S exatamente porque a vida do ser humano não é assim tão natural. Temos tanta tecnologia, conhecimentos, cultura, valores, tantos recursos artificiais descobertos, aperfeiçoados ou inventados pela humanidade, que não é mais possível utilizá-los sem aprendizado e treinamento. Ora, muitos recursos não adiantam nada se não soubermos utilizá-los, ordená-los, limpá-los, conservá-los e, finalmente, descartá-los ou reciclá-los quando chegar à hora. Nesta nossa vida tão cheia de novidades e oportunidades, é o Programa 5S que vai nos mostrar como melhor aproveitá-las para a Qualidade de Vida. Qualidade de Vida para a humanidade e, sobretudo, para o sistema biológico, do qual fazemos parte e sem o qual não podemos viver.